Casi ninguna empresa tiene un solo programa. Tiene el de facturar, el de la tienda, el del almacén y una hoja de cálculo que sostiene lo que ninguno de los tres cubre. Y entre ellos hay una persona copiando datos.
Esa persona no se equivoca por descuido: se equivoca porque copiar cien líneas a mano tiene un porcentaje de error que no depende de las ganas. Y el coste no es el rato que tarda, es el día que alguien descubre que el stock de la web y el del almacén llevan tres semanas sin coincidir.
¿Qué ganas conectando dos programas que no se hablan?
Que un dato se escriba una sola vez y aparezca donde haga falta. Un pedido que entra en WooCommerce crea el albarán, descuenta el stock y deja la factura preparada, sin que nadie vuelva a teclear el NIF del cliente.
Lo difícil casi nunca es la conexión técnica. Es decidir quién manda. Si el stock lo tocan la tienda, el TPV y el almacén, hay que elegir cuál de los tres tiene razón cuando no coinciden — y esa decisión es del negocio, no del programa. Se toma antes de escribir una línea de código, porque una integración construida sin decidirlo propaga el descuadre en vez de arreglarlo.
¿Se puede conectar WooCommerce con Holded, o Dolibarr con mi tienda?
Del lado de gestión: Holded, Dolibarr, Contasol, A3, Sage y SAP Business One. Del lado de tienda: WooCommerce, PrestaShop y Shopify. También TPV de hostelería, plataformas de reservas y pasarelas bancarias.
Cuando un programa tiene API, se usa. Cuando no la tiene, o la tiene incompleta, hay salida igual: importación de ficheros programada, lectura directa de la base de datos o automatización del propio interfaz. Que un fabricante no haya abierto su programa no significa que sus datos estén encerrados.
¿Cómo se migra la contabilidad sin que descuadre?
Una migración se juzga por una sola cosa: si los números del sistema nuevo cuadran con los del viejo. No «aproximadamente». Al céntimo y en todos los ejercicios.
Por eso el trabajo no empieza volcando datos, empieza contándolos: cuántos clientes, cuántas facturas, cuánto suma cada año. Ese recuento es el examen que tiene que aprobar el resultado. Se migra a un entorno de pruebas, se compara, y solo cuando cuadra se toca el sistema real. Si no cuadra, se para y se busca por qué — nunca se ajusta a mano para que parezca que sí.
Y hay una parte que no se negocia con nadie: lo que ya se declaró. Los libros registro presentados, las series de facturación y los importes que fueron a un modelo de la AEAT tienen que seguir diciendo lo mismo después de la migración que antes. Si el sistema nuevo cuadra consigo mismo pero no con lo declarado, la migración no está hecha.
distribuidor industrial
Cinco ejercicios contables llevados a Holded: 11.372 apuntes y 14,7 millones de euros, cuadrados al céntimo año por año.
¿Cuánto cuesta integrar dos programas?
Una conexión sencilla entre dos sistemas con API —pedidos de la tienda al programa de facturación, por ejemplo— se ha movido entre diez y veinticinco horas. Cuando uno de los dos no tiene API y hay que abrirle una puerta, sube. Una migración contable completa depende de cuántos años y cuánta suciedad arrastren los datos: la de cinco ejercicios del caso de arriba fueron cuarenta horas.
Antes de presupuestar nada miramos los datos reales. Un presupuesto hecho sobre lo que alguien cree que tiene dentro del programa no vale, porque lo que hay dentro casi nunca es lo que se cree.
Empezar
Cuéntanos qué dos programas tienes y qué dato estáis copiando a mano entre ellos. Con eso ya se puede decir si tiene arreglo, por dónde y cuánto ocupa. Contacto.