Hay una tarea en tu empresa que alguien hace cada lunes. Descargar un fichero, abrirlo, filtrar, pegar en otro sitio, enviar un correo. Nadie la ha pedido nunca por escrito y nadie la ha medido, pero se lleva media mañana todas las semanas.
Media mañana a la semana son veintiséis jornadas al año. Y el coste peor no es ese: es que solo una persona sabe hacerlo, y cuando falta, no se hace.
¿Qué se puede automatizar y cuándo es mejor no hacerlo?
Se automatiza bien lo que tiene una regla clara aunque sea larga: cruzar dos listados, generar un documento a partir de unos datos, avisar cuando un número pasa de cierto punto, mover ficheros según lo que lleven dentro.
Se automatiza mal lo que en realidad es un criterio. «Esta factura la apruebo porque conozco al proveedor» no es una regla, es una decisión — y convertirla en automática solo consigue que las decisiones malas se tomen más deprisa. En esos casos lo útil es que el sistema prepare el trabajo y deje la decisión a la persona: llega revisado, se aprueba en un clic, pero se aprueba.
¿Dónde está el tiempo que puedes recuperar?
Casi siempre son dos programas que ya tienes y que no se hablan: el de facturar y el de la tienda, el del almacén y la hoja de cálculo, el banco y la contabilidad. Trabajamos con Holded, Dolibarr, A3, Contasol y WooCommerce, y con lo que haya si tiene por dónde entrar.
- Pasar pedidos o albaranes de un programa a otro
- Emitir facturas recurrentes que cambian poco de un mes a otro
- Cuadrar los movimientos del banco con las facturas
- Preparar el mismo informe cada semana con los mismos filtros
- Recoger documentos que llegan por correo y archivarlos donde toca
- Avisar a alguien de que algo se ha pasado de fecha
La lista no es teórica: es lo que aparece cuando preguntas a la gente qué hace los lunes.
¿Cómo se automatiza sin que falle en silencio?
Primero se mira a alguien hacerlo. No se pregunta cómo lo hace: se mira. Casi siempre hay tres pasos que la persona ni menciona porque le salen solos, y son justo los que rompen la automatización si no se ven.
Después se automatiza el caso normal y se deja que lo raro salte a una persona. Un proceso que resuelve el 90 % y avisa del 10 % restante vale mucho más que uno que intenta cubrirlo todo y falla en silencio. Lo que no se puede aceptar nunca es que se equivoque sin que nadie se entere.
Y se deja apagable. Si un día la automatización estorba, tiene que poder pararse sin que el trabajo se detenga con ella.
gestoría
Facturas de proveedor que llegaban por correo y se clasificaban a mano: ahora entran leídas y contabilizadas, y solo se revisa lo que el sistema marca como dudoso.
¿Cuánto cuesta automatizar un proceso?
Un proceso pequeño y bien delimitado se ha movido entre cinco y quince horas. Uno que toca tres programas y tiene excepciones de verdad, entre veinte y cuarenta.
La cuenta que importa no es esa. Es cuántas horas al mes se recuperan: si una tarea se lleva cuatro horas semanales y automatizarla cuesta veinte, está pagada en cinco semanas. Si se lleva veinte minutos al mes, no hay que automatizarla — y eso también te lo decimos.
Empezar
Escríbenos con la tarea que repetís y cada cuánto la hacéis. Con esos dos datos sale sola la cuenta de si merece la pena, y si no la merece te lo decimos. Contacto.